くに丸 SW BLOG
面談や会議が続き、日中は記録のためにパソコンへ向かう時間がない。
私も30分から1時間の予定が隙間なく続いた日は、記録がたまりやすい状態でした。
そこで会議中に要点を記録し、面談では発言のキーワードをメモするように変えました。
効果があったのは、単に入力が速くなることより、後から発言や反応を思い出しやすくなったことでした。
この記事では、記録時間を確保した場面と、省かない情報、ツールを使うときの確認点をまとめます。
社会福祉士・ケアマネージャー。医療ソーシャルワーカー、支援相談員として計11年にわたり医療・福祉の最前線で相談援助業務に従事。退院支援から介護施設の入所調整、介護保険の活用まで、これまで数多くのご家族の悩みを解決してきました。現場で培ったリアルな経験と専門知識をもとに、本当に役立つ正しい情報をわかりやすくお届けします。
医療ソーシャルワーカーの記録時間は予定の組み方でも変わる
私の場合、タイピングの速度だけでなく、連続する面談やカンファレンスが記録を後回しにする要因でした。
まず、何件書けていないかだけでなく、どんな予定が重なる日に滞るかを振り返ります。
会議中に記録できる部分を残していた
勤務先ではノートパソコンを持ち歩いていたため、会議中に内容を記録していました。
その場で決まったことや次の対応を残すと、終了後に一から文章を作る負担を減らせます。
ただし、自分の発言や判断が必要な場面もあり、入力を優先して議論を聞き落とさないようにします。
待ち時間を使えるかは役割に応じて判断する
病状説明後の面談では、看護師、リハビリ職、MSWの順に話すことがあり、私の出番までの時間を記録に使うこともありました。
これはその場の進め方と役割に応じて行った工夫で、他職種の説明を聞かなくてよいという意味ではありません。
支援に関係する発言や本人の反応を把握する必要がある場面では、そちらを優先してください。
MSWの記録は面談中のキーワードで思い出しやすくなった
私は以前、面談中はメモを取らないようにしていました。
しかし後から、患者や家族が使った言葉やそのときの反応を正確に思い出せないことがあり、方法を変えました。
発言を全部書かず判断に関わる言葉を残す
面談では記録だけに集中できないため、話の意味が分かるキーワードを短くメモしました。
その結果、文章にするときの手がかりができ、言い回しや反応を振り返りやすくなりました。
数字で測定した残業削減の結果はありませんが、記録を組み立てる際の助けになったと感じています。
メモを取ることを説明して会話を続ける
書くことが気になる様子なら、大切な点を忘れないためにメモしてもよいかなど、目的を説明する方法があります。
画面やノートばかり見ず、本人の表情や話す速さにも注意してください。
手書きのメモも患者情報として扱い、保管、廃棄、記録への転記は院内のルールに従います。
医療ソーシャルワーカーの記録で短くしても省かないこと
私は、何を説明したかに加え、その説明に患者や家族がどう反応したかを残すようにしています。
了承という一語だけでは、迷いや不安が残っているかを多職種へ伝えにくいことがあるためです。
反応は決めつけず発言や観察を分けて書く
快く了承した、渋々だったという印象もありますが、印象だけで記録を終えないようにします。
例えば、了承の発言はあったが費用への質問が続いた、というように、確認できた言葉と自分の判断を分ける方法があります。
これは記述例であり、実際の患者記録ではありません。
言葉をそのまま引用する場合は、正確に把握できている範囲に限り、記憶が曖昧なら発言の趣旨として記載してください。
次の担当者が動ける情報を残す
経過が長くても、何が未決定で次に何をするか分からなければ、支援を引き継ぎにくくなります。
記録後に次の項目が分かるかを確認してみてください。
- 面談や連絡の目的
- 説明した内容と本人の意向
- 家族の希望や残る疑問
- 合意したことと未確認のこと
- 次の対応と担当者
- 確認する時期や期限
すべての記録に同じ長文を入れるのではなく、支援に必要な内容を過不足なく残します。
MSWの定型文と文字起こしは確認を省くために使わない
私の同僚は、介護保険など共通する制度説明について、パソコンの定型文機能を使っていました。
私も長い会議などで録音や文字起こしを使ったことがありますが、いずれも個別の確認が必要です。
定型文は実際に説明した内容に合わせる
同じ制度でも、誰に何を伝えたか、どこまで理解されたかは異なります。
使っていない説明を貼り付けたままにせず、実際に説明した内容と本人の反応に合わせて修正してください。
制度が変わったときに古い定型文が残らないよう、見直す人や更新方法も決めておくとよいでしょう。
録音やAIの利用は院内で認められた方法にする
導入前に、録音の説明や同意の扱い、使用できる機器とサービス、保存先と削除方法を確認します。
個人のスマートフォンや外部AIへ患者情報を独断で入力せず、情報管理の担当者へ相談してください。
厚生労働省は医療情報システムの安全管理に関するガイドラインを公表しています。
ツールの便利さだけでなく、安全な運用と情報の管理を確認する必要があります。
出典：厚生労働省
文字起こしには誤認識や話者の取り違えがあるため、出力をそのまま患者の正式な記録にせず、内容を確認してください。
MSWの記録が時間内に終わらないときは部署へ相談する
工夫しても会議や面談が一日中続くなら、個人の努力だけで記録時間を作るには限界があります。
予定表と未記録の件数を見せ、どの時間に記録できる設計なのかを上司と確認しましょう。
残る記録と必要な時間を具体的に伝える
記録が遅いという自己評価だけでなく、面談や電話の量、予定の重なり、何の記録が残っているかを示します。
記録の必要度や共有の期限は、内容に応じて院内の手順で確認してください。
効率化のために必要な記録を省いたり、勤務時間外に持ち帰って患者情報を整理したりする方法は勧めません。
まとめ：MSWの記録は短いメモと個別の反応を活かして残す
私の場合は、面談中のキーワードと会議中の記録が、後から内容を思い出す助けになりました。
短く書くことだけでなく、何を説明し、本人や家族がどう受け止め、次に何をするかが伝わるかを確認してください。
次の面談から、重要な発言と未確認事項を短く残す工夫を試し、それでも時間が足りなければ予定と業務量を上司へ共有することを勧めます。
